ビジネス作文(びじねすさくぶん)

伝言メモ

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電話(でんわ)伝言(でんごん)メモ

自分(じぶん)電話(でんわ)()けたときに、指名(しめい)された担当者(たんとうしゃ)不在(ふざい)場合(ばあい)は、メモを(つく)って担当者(たんとうしゃ)(つた)えなければならない。

ここでは、電話(でんわ)伝言(でんごん)メモについて(まな)ぶ。

伝言(でんごん)メモの書式(しょしき)

ビジネスの()では、きまった書式(しょしき)伝言(でんごん)メモが用意(ようい)されていることが(おお)い。伝言(でんごん)メモが用意(ようい)されていれば、その書式(しょしき)にあわせて記入(きにゅう)するだけでよい。また、伝言(でんごん)メモは文具店(ぶんぐてん)などで市販(しはん)されているので、それを購入(こうにゅう)して利用(りよう)することもできる。

↑伝言メモの例

伝言(でんごん)メモの(れい)(1)〜お電話(でんわ)ください

指名(しめい)された(もの)不在(ふざい)場合(ばあい)は、「こちらからお電話(でんわ)()()げましょうか?」「いかがいたしましょうか?」のように()って、相手(あいて)意向(いこう)確認(かくにん)するのがふつうである。相手(あいて)が、()(かえ)連絡(れんらく)してほしいと()うときには、担当者(たんとうしゃ)にメモと口頭(こうとう)両方(りょうほう)(つた)えるようにする。

↑伝言メモの例
ここがポイント:

電話(でんわ)のあった時刻(じこく)明記(めいき)する
⇒  相手(あいて)をどのくらい()たせたのかがわかるので、電話(でんわ)()(なお)すときの参考(さんこう)になる

名前(なまえ)漢字(かんじ)がはっきりしない場合(ばあい)はカナカナで()
⇒  発音(はつおん)(おな)じでもさまざまな漢字(かんじ)がある(例:『コウノ』→ 河野、神野、甲野、幸野、鴻野、河埜)

相手(あいて)電話番号(でんわばんごう)明記(めいき)する
⇒  連絡先(れんらくさき)がわからないなどの問題(もんだい)(ふせ)ぐことができる(※()間違(まちが)えないように数字(すうじ)はていねいに()くこと【→ 読み間違えやすい数字】)

なお、『伝言(でんごん)メモ』を使(つか)わずに()場合(ばあい)は、(たと)えば以下(いか)のようになる。

杉本(すぎもと)さんへ
マイクロコンピューターのコウノ(さま)より電話(でんわ)がありました。()(かえ)電話(でんわ)をお(ねが)いします(224-8092)。
池内(いけうち)
6月29日午後(ごご)()45(ふん)

伝言(でんごん)メモの(れい)(2)〜また電話(でんわ)します

電話(でんわ)をかけてきた相手(あいて)よりも自分(じぶん)(がわ)(うえ)立場(たちば)ならば、相手(あいて)がもう一度(いちど)電話(でんわ)してくるのがふつうである。

↑伝言メモの例
ここがポイント:

用件(ようけん)がわかるときは、用件(ようけん)明記(めいき)する
⇒  用件(ようけん)(つた)えておくことで、あとの連絡(れんらく)がスムーズになる

もう一度(いちど)電話(でんわ)がある時刻(じこく)がわかれば、時刻(じこく)明記(めいき)する
⇒  再度(さいど)不在(ふざい)電話(でんわ)()けられないなどの問題(もんだい)(ふせ)ぐことができる

なお、『伝言(でんごん)メモ』を使(つか)わずに()場合(ばあい)は、(たと)えば以下(いか)のようになる。

山口(やまぐち)さん:
育達電機営業部(いくたつでんきえいぎょうぶ)戸川様(とかわさま)より、液晶(えきしょう)ディスプレイの納期(のうき)(けん)電話(でんわ)がありました。明日(あす)5日(いつか))10時頃(じごろ)、もう一度(いちど)電話(でんわ)があります。
8/4  AM10:20  神村受(かみむらうけ)

伝言(でんごん)メモの(れい)(3)〜伝言(でんごん)をお(ねが)いします

伝言(でんごん)(たの)まれたら、相手(あいて)(はなし)をメモ用紙(ようし)などに()きながら()き、内容(ないよう)復唱(ふくしょう)するなどして確認(かくにん)する。

↑伝言メモの例
ここがポイント:

受信者(じゅしんしゃ)(らん)は、ネーム(いん)(スタンプ)を利用(りよう)してもよい

用件(ようけん)は、ポイントのみを簡潔(かんけつ)にまとめて()

なお、『伝言(でんごん)メモ』を使(つか)わずに()場合(ばあい)は、(たと)えば以下(いか)のようになる。

レオナルド課長(かちょう)
亀山金属(かめやまきんぞく)神村様(かみむらさま)より、お電話(でんわ)がありました。本日(ほんじつ)7日(なのか)商品(しょうひん)サンプルを発送(はっそう)したとのことです。
(がつ)7日(なのか)  14:10
(じょう)

伝言(でんごん)メモの(れい)(4)〜電話(でんわ)があったとお(つた)えください

電話(でんわ)があったとお(つた)えください。」や「電話(でんわ)があったとだけお(つた)えください。」と()われることがある。これは、あまり重要(じゅうよう)用件(ようけん)ではないか、すでに(はなし)(とお)っていて電話(でんわ)があったと(つた)えるだけで(なん)用件(ようけん)かがわかるような場合(ばあい)である。また、電話(でんわ)をしたという証拠(しょうこ)(のこ)したいときにも(もち)いられる。

↑伝言メモの例
ここがポイント:

定型(ていけい)用紙(ようし)使(つか)場合(ばあい)役職名(やくしょくめい)敬称(けいしょう)(かさ)なっても()(つか)えない

(めずら)しい名前(なまえ)場合(ばあい)は、漢字(かんじ)確認(かくにん)した(うえ)()仮名(がな)をつける

伝言(でんごん)メモの書式(しょしき)によっては『□電話(でんわ)があったと(つた)えてください。』という(らん)用意(ようい)されているものもある

なお、『伝言(でんごん)メモ』を使(つか)わずに()場合(ばあい)は、(たと)えば以下(いか)のようになる。

李主任(りしゅにん)
本日(ほんじつ)9日(ここのか)吉備(きび)木材(もくざい)材木(ざいき)(ざいき)(さま)より、お電話(でんわ)がありました。電話(でんわ)があったことだけ(つた)えてほしいとのことでした。
4/9日(ここのか)午前(ごぜん)()
久慈(くじ)より

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