日文文書処理

案内状(あんないじょう)作成(さくせい)

日本語(にほんご)で、案内状(あんないじょう)作成(さくせい)しよう。

ここでは、謝恩会(しゃおんかい)招待状(しょうたいじょう)作成(さくせい)することにする。

謝恩会(しゃおんかい)

謝恩会(しゃおんかい)とは、4年間(ねんかん)学生生活(がくせいせいかつ)でお世話(せわ)になった(ひと)たちに、感謝(かんしゃ)気持(きも)ちを(あら)わすために(ひら)(かい)のことである。日本(にほん)では、卒業式(そつぎょうしき)のあとに、ホテルやレストランで卒業生(そつぎょうせい)教職員(きょうしょくいん)会食(かいしょく)(パーティー)をするのがふつうである。

招待状(しょうたいじょう)文面(ぶんめん)

まず、招待状(しょうたいじょう)文面(ぶんめん)(かんが)えなければならない。

以下(いか)に、日本語(にほんご)手紙(てがみ)基本的(きほんてき)構成(こうせい)と、招待状(しょうたいじょう)場合(ばあい)のサンプルを(しめ)しておく。

手紙文の基本構成
構成招待状の場合の例
(注) 脇付(わきづけ)は「机下」「侍史」などとする必要(ひつよう)はない。また、「机下(きか)」は汎用(はんよう)のもので、「侍史(じし)」は(とく)にていねいな表現(ひょうげん)となる。これは、「拝啓(はいけい)」と「謹啓(きんけい)」の関係(かんけい)同様(どうよう)である。一般(いっぱん)に、目上(めうえ)同格(どうかく)目下(めした)()わず、「拝啓(はいけい)」で手紙(てがみ)()せる相手(あいて)であれば、「机下(きか)」としてよい。ただ、現在(げんざい)では脇付(わきづけ)そのものが省略(しょうりゃく)される傾向(けいこう)があるので、脇付(わきづけ)をつけるときは、より丁寧(ていねい)な「侍史(じし)」を慣用(かんよう)(したが)って「御侍史」の(かたち)使(つか)(ほう)無難(ぶなん)という(かんが)えもありうる。
1頭語拝啓/謹啓(拝復/前略/冠省/急啓)
2前文時候の挨拶
  1. 初春の候/大寒の候/例年にない寒さが続きますが
  2. 向春の候/春浅の候/梅のつぼみもそろそろふくらみ
  3. 早春の候/春寒の候/ようやく春めいてまいりましたが
  4. 陽春の候/春暖の候/若葉の光もさわやかになり
  5. 晩春の候/新緑の候/風薫る五月となりましたが
  6. 初夏の候/向暑の候/紫陽花の花が日ごとに色づいて
  7. 盛夏の候/炎暑の候/厳しい暑さが続いておりますが
  8. 残暑の候/晩夏の候/残暑なお厳しき折から
  9. 初秋の候/新涼の候/朝夕日ごとに涼しくなり
  10. 秋冷の候/秋涼の候/さわやかな秋となりましたが
  11. 晩秋の候/向寒の候/晩秋の気配を感じる今日このごろ
  12. 師走の候/初冬の候/年の瀬も押し迫ってまいりました
3挨拶(安否確認、感謝)
  • 先生におかれましては、ますますご健勝のことと存じます。
  • 先生におかれましては、いよいよご清祥のこととお慶び申し上げます。
  • 先生におかれましては、ますますご清適のことと拝察申し上げます。
4主文起こしの言葉さて、/この度、
5本文
  • 私たち応用日本語学科4Dもいよいよこの6月に卒業を迎えることとなりました。これもひとえに先生方のご指導の賜物と厚く御礼申し上げます。つきましては、4年間の感謝の気持ちを表わすため、下記の通り謝恩会を計画いたしました。
  • 私たち4年Eクラスも6月29日に無事卒業の運びとなりました。これも先生方の暖かいご指導あってのものとクラス一同感謝いたしております。つきましては、お世話くださった先生方をお招きし、下記により謝恩会を催したく存じます。
6挨拶(お願い)
  • ご多忙とは存じますが、万障お繰り合わせの上ご臨席賜りたくお願い申し上げます。
  • ご多用中のところ誠に恐縮に存じますが、何卒ご臨席賜りますようお願い申し上げます。
  • 先生のご参加を一同心よりお待ち申し上げます。
7末文結びの言葉
  • まことに恐れ入りますが、5月9日までにご都合ご返事賜りたくお願い申し上げます。
  • ご多用中とは存じますが、ご都合お返事いただければ幸いです。末筆ながら、時節柄ご自愛のほどお祈り申し上げます。
  • なお、ご欠席の場合、応用日本語学科4年楊(09********)までご連絡いただければ幸いに存じます。
8結語敬具/敬白(拝答/早々/草々/不一)
9付記
10箇条書き
  • 一、日時  民国95年6月29日午後5時より
    一、会場  貴族世家(竹南鎭頭份中華路)
    なお、ご不明な点がございましたら、呂(09********)までお問い合わせください。
  • 一、とき  2006年6月29日(火)午後6時〜
    一、ところ  育達大飯店(地図別紙)
    なお、当日はお早めに会場受付までお越し下さい。
11後付日付民国95年4月9日/二〇〇六年四月九日
12差出人応用日本語学科4年Fクラス一同
13宛名黄其正主任/山口彰先生
14脇付机下/侍史(注)

(ひょう)参考(さんこう)にして、ワープロやテキストエディタで、招待状(しょうたいじょう)文面(ぶんめん)(つく)ってみよう。

謝恩会(しゃおんかい)招待状(しょうたいじょう)は、卒業生(そつぎょうせい)全員(ぜんいん))から教職員(きょうしょくいん)目上(めうえ)(ひと)たち)に()てたものとなる。そのため、敬語(けいご)使(つか)った(できるだけ)ていねいな文章(ぶんしょう)にする。

また、本文(ほんぶん)(なが)くなりすぎないようにする。ポイントを簡潔(かんけつ)にまとめて()くように心掛(こころが)ける。

招待状(しょうたいじょう)形式(けいしき)

招待状(しょうたいじょう)は、はがきや封書(ふうしょ)(とど)けるのがふつうである。なお、はがきは略式(りゃくしき)になるので封書(ふうしょ)使(つか)った(ほう)がよいだろう。

和封筒は洋封筒よりも縦の比率が大きい(縦長)

封筒(ふうとう)は、洋封筒(ようふうとう)でも和封筒(わふうとう)でも(おお)きな(ちが)いはないが、(しろ)二重封筒(にじゅうふうとう)にした(ほう)がよい。カラーの封筒(ふうとう)使(つか)場合(ばあい)は、できるだけ(いろ)(うす)いものにする。

また、招待状(しょうたいじょう)は、横書(よこが)きにしてもよいが、縦書(たてが)きにした(ほう)がよりていねいである。

招待状(しょうたいじょう)作成(さくせい)印刷(いんさつ)

はがきを使(つか)場合(ばあい)は、はがきサイズで文書(ぶんしょ)作成(さくせい)し、インクジェットプリンタなどではがきの裏面(りめん)直接(ちょくせつ)印刷(いんさつ)すればよい。

封書(ふうしょ)使(つか)場合(ばあい)は、通常(つうじょう)文書(ぶんしょ)同様(どうよう)作成(さくせい)し、A4かB5の用紙(ようし)印刷(いんさつ)すればよい。なお、用紙(ようし)は、カラーのものは()け、(しろ)いものにした(ほう)がよい。

招待状(しょうたいじょう)整形(せいけい)

招待状(しょうたいじょう)は、日本語(にほんご)手紙(てがみ)規則(きそく)にあわせて整形(せいけい)しなければならない。

ここでは、封書(ふうしょ)使(つか)場合(ばあい)(A4やB5の用紙(ようし)印刷(いんさつ)する場合(ばあい))の(れい)(しめ)す。

まず、招待状(しょうたいじょう)は、横書(よこが)きよりも、縦書(たてが)きにした(ほう)がていねいである((れい)では、縦書(たてが)きにしている)。用紙(ようし)()きは、(たて)でも(よこ)でも(かま)わない((れい)では、(たて)にしている)。

フォント(使用(しよう)する文字(もじ))は、一般(いっぱん)文書(ぶんしょ)本文(ほんぶん)使(つか)われる明朝体(みんちょうたい)のほか、楷書体(かいしょたい)筆文字(ふでもじ)・ペン())、行書体(ぎょうしょたい)筆文字(ふでもじ)・ペン())などを使(つか)うのがよいだろう((れい)では、行書体(ぎょうしょたい)のペン()使(つか)っている)。

フォントサイズ(文字(もじ)(おお)きさ)は、()みやすさを(かんが)えて、(すこ)(おお)きめに設定(せってい)するのがよいだろう。フォントによっても(こと)なるが、14ポイントくらいが適当(てきとう)である((れい)では、14ポイントになっている)。

用紙(ようし)左右(さゆう)には1行分(ぎょうぶん)ほどの余白(よはく)(マージン)をとるようにする。上下(じょうげ)余白(よはく)は、(うえ)より(した)(おお)きくすると()みやすい(たとえば、(うえ)を2文字分(もじぶん)(した)を2.5文字分(もじぶん)にする)。

(まい)(2ページ)以上(いじょう)になる場合(ばあい)日付(ひづけ)差出人(さしだしにん)宛名(あてな)など、後付(あとづき)一部(いちぶ)だけが最後(さいご)のページに()ないようにする。

文書整形のポイント
構成文書整形のポイント
1頭語1行目のいちばん上に書く。結語とあわせること。
2前文時候の挨拶改行して1字下げるのが正式。略式では、頭語の後に1文字分あけて続ける。
3挨拶(安否確認、感謝)時候の挨拶に続けて書く。
4主文起こしの言葉改行して1文字下げる。
5本文起こしの言葉の後に続ける。内容ごとに段落に分け、段落の始まりは1文字下げる。
6挨拶(お願い)本文に続ける。または、改行して1文字下げる。
7末文結びの言葉挨拶に続ける。または、改行して1文字下げる。
8結語改行して、行のいちばん下に書く。末文と必ず同じページに書く。頭語とあわせること。
9付記改行して、行の真ん中か真ん中より少し上に書く。
10箇条書き改行して始める。他の部分より上の余白を大きくする(全体に少し下げる)。箇条書きのマークは、「一、」「一、」「一、」となる(「一、」「二、」「三、」のようにはしない)。なお、箇条書きの項目に敬語や句点(「。」)は不要(例:○「六時から」、×「六時からです。」)。
11後付日付改行して、本文より少しだけ下げて書く。年・月・日を書くのが正式(月・日だけは略式)。
12差出人改行して、宛名よりも小さめの文字で行のいちばん下に書く。連名の場合は、宛名に近い方が上位者になる。差出人が個人の場合、この部分は直筆にした方が良い。また、個人名は必ずフルネームで書くこと。
13宛名改行し、いちばん上に大きめの文字で書く。個人の場合、敬称は「様」がふつうだが、先生の場合は「先生」と書く(団体宛の場合は「御中」と書く)。
14脇付宛名の左下に少し小さめの文字で書く。

宛名(あてな)()

宛名(あてな)は、手書(てが)きにしても、プリンタで印刷(いんさつ)してもよい。印刷(いんさつ)するときは、筆文字(ふでもじ)のフォントを使(つか)うとよい(宛名(あてな)毛筆(もうひつ)正式(せいしき)とされているため)。

相手(あいて)住所(じゅうしょ)右上(みぎうえ)()く。(なが)場合(ばあい)は2(ぎょう)()けて()く。2(ぎょう)()けて()くときは、2行目(ぎょうめ)は1行目(ぎょうめ)よりも()げて()くようにする。できるだけ省略(しょうりゃく)せずに()くのがていねいである(たとえば、「東広島市鏡山1-1-1」でも問題(もんだい)はないが、「広島県東広島市鏡山1-1-1」の(ほう)がていねいである)

相手(あいて)名前(なまえ)は、中央(ちゅうおう)(おお)きめの文字(もじ)()く。住所(じゅうしょ)よりも()げて()くのがふつうである。敬称(けいしょう)は、個人(こじん)場合(ばあい)は「(さま)」、団体(だんたい)場合(ばあい)は「御中(おんちゅう)」が一般的(いっぱんてき)である。なお、「殿(どの)」は、現在(げんざい)ではほとんど使(つか)われない。

裏面(りめん)には、自分(じぶん)住所(じゅうしょ)郵便番号(ゆうびんばんごう))と名前(なまえ)差出日(さしだしび)()く。差出日(さしだしび)は、年月日(ねんがっぴ)()くのが正式(せいしき)である。

左手前は葬式などの場合に使うものなので、それ以外の場合は右側に折り返しが来るようにする。

なお、洋封筒(ようふうとう)場合(ばあい)()(かえ)しの部分(ぶぶん)()かって右側(みぎがわ)()るようにする。左側(ひだりがわ)()るのは、葬式(そうしき)などの場合(ばあい)である。

封入(ふうにゅう)封印(ふういん)

三つ折りと四つ折り

まず、印刷(いんさつ)した招待状(しょうたいじょう)封筒(ふうとう)()れるために、封筒(ふうとう)(おお)きさに()わせて()(たた)まなければならない。

和封筒(わふうとう)()れる場合(ばあい)は、(たて)を3つ()り、洋封筒(ようふうとう)()れる場合(ばあい)は4つ()りにするのがふつうである。

()(たた)んだ招待状(しょうたいじょう)封筒(ふうとう)()れたら、(のり)などで封筒(ふうとう)(くち)をしっかりと()める。

(ふう)(うえ)には、「(しめ)」「(ふう)」「(かん)」などと()くのがふつうである。

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