個人情報の取り扱いについて（賃貸借契約編）
当社は、今後、お客様との不動産取引に関し、下記書類を必要に応じてご提出頂くことになります。下記書類に記載されたお客様の個人情報は、下記一覧表記載のとおり利用するほか、次の目的で利用致します。
1 不動産の賃貸借契約の相手方を探索すること、賃貸借契約（連帯保証契約を含む），媒介契約、管理委託契約等を締結すること及び契約に基づく役務を提供すること
2 不動産の賃貸借、媒介、管理等に関する情報を提供すること
3 1，2の目的を達成するために必要な範囲で、契約の相手方及び貸し希望者・借り希望者、他の不動産取引業者、指定流通機構、物件情報を書面又はインターネットで提供する者・団体・広告会社、融資に関わる金融機関、登記等に関わる司法書士その他専門家、提携損害保険会社、不動産管理業者、保証委託会社又はお客様の同意を得た第三者に対して提供すること
なお、契約の相手方探索のために指定流通機構に対して物件情報を提供する場合及び指定流通機構に登録されている物件についてご契約される場合には、個人情報等を次のとおり利用致します。
（1） 契約が成立した場合には、その年月日、成約価格等を指定流通機構に通知いたします。
（2） 指定流通機構は、物件情報及び成約情報（成約情報は、貸主様・借主様の氏名を含まず、物件の概要・契約年月日・成約価格などの情報で構成されています）を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に電子データや紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のために利用します。① 提供される情報は、氏名、住所、電話番号、物件情報、成約情報その他必要な項目です。
② 提供は、書面、電話、電子メール、インターネット、広告媒体等の手段で行います。
③ ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止致します。4 上記１及び2の役務、情報を提供するために郵便物、電話、電子メール等により連絡すること
5 お客様からのお問い合わせに応じるため及び４の目的を達成するために必要に応じて保管すること
6 宅地建物取引業法第４９条に基づく帳簿として及びその資料として保管すること
7 不動産の賃貸借等に関する価格査定を行うこと
なお、価格査定に用いた成約情報につきましては、他の物件の価格査定に際し「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。
① 提供される情報は、貸主様・借主様の氏名を含まず、成約物件の特定が困難と
なる工夫を施した物件の概要・成約価格などの項目です。
② 提供は、書面、電子メール等の手段で行います。
③ ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止致します。
8 市場動向分析を行うこと
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個人情報記載の資料等 |
主たる利用目的 |
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お客様受付カード等やサイトからの資料請求フォーム |
お客様の情報や希望条件を記入して頂き、希望に合った物件を紹介するため |
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賃貸物件調査チェックリスト |
貸主からの物件の媒介または管理を依頼された時に、当該物件につき情報を得、整理しておくため |
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登記簿、測量図、公図、図面写真、間取り図 |
当該物件からの利害関係、状況、隣地、境界、位置関係、面積等を明確にするため |
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顧客物件台帳 |
媒介または管理を依頼された物件を、顧客ごとに整理しておくため |
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依頼物件の個別賃貸条件 |
個別の賃貸ごとに賃貸条件を整理し、入居希望者に対し適切な情報提供をできるようにするため |
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入居申込書 |
入居希望者に契約申込の意思表示をしてもらうため |
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公的身分証明書、印鑑証明書 |
入居希望者の本人確認をするため入居希望者の入居資格に関する貸主に対し、入居希望者についての情報を提供し、貸主が契約締結を判断するため |
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重要事項説明書 |
宅地建物取引業法第３５条に定める重要事項を説明するため宅地建物取引業法第４９条に基き写しを取引台帳として５年以上保存します |
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賃貸借契約書 |
不動産取引における当事者の契約関係を明確にするとともに、宅地建物取引業法第３７条に定める書面を交付するため宅地建物取引業法第４９条に基き写しを５年以上保存します |
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連帯保証人引受承諾書 |
連帯保証人が特定の賃貸借契約書につき、連帯保証する意思があることを明らかにするため |
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入退居時の物件状況及び |
入居時に、物件の状態を確認するため |
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鍵受領書 |
借主に鍵を渡したことを証明するため |
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月次報告書 |
貸主に対し、物件の管理状況を報告するため |
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賃貸借契約締結に関わる代行処理依頼者 |
賃貸借契約の場に貸主が出席しない場合、宅地建物取引主任者が使者となり、貸主を代行して契約を締結するため |
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賃料等収納状況表 |
賃料等の収納状況について貸主に報告するため |
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賃料等収納金の送金について |
領収した賃料等について、貸主への送金報告のため |
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家賃未払いのお知らせ |
家賃等滞納につき、借主に知らせ、支払をうながすため |
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家賃滞納督促 |
家賃未払いのお知らせでも賃料の滞納が改善されない場合に、借主に催告するため |
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賃料支払い確約書 |
借主に滞納家賃の支払いを約束してもらうため |
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賃貸借契約解除通知書 |
契約期間中に貸主あるいは借主の都合により賃貸借契約を終了させるため |
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期間満了・更新のお知らせ |
契約期間が満了するにあたり、貸主側で契約更新をしてもよいと考えている場合、借主の意向を確認するため |
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退去案内通知 |
退去手続きが円滑に行くように、借主に対し、退去の際の手引きとして案内するため |
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修繕費負担額合意書 |
退去時の修繕、原状回復費用を合意するため |
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敷金精算証明書 |
敷金返済の際に精算内容を明らかにするため |
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定期借家の説明書 |
定期建物賃貸借契約の場合で、契約締結前に貸主から借主に対し通知するため |
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定期借家契約終了についての通知 |
定期建物賃貸借契約で、期間満了の１年前から6ヶ月前までに貸主から借主に対し通知するため |
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管理委託契約書 |
貸主が当社に対し不動産の管理を委託するため |
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賃貸借媒介・代理契約書 |
貸主が当社に対し目的物件の媒介または代理を以頼するため |