用件を聞く

用件(ようけん)()くときの手順(てじゅん)

用件(ようけん)()くときは、一般(いっぱん)(つぎ)手順(てじゅん)(おこ)なう。

1.メモをとりながら()

相手(あいて)(はなし)をメモをとりながら()く。メモは正確(せいかく)さが重要(じゅうよう)なので、不明(ふめい)(てん)()きとりにくいところがあれば、相手(あいて)にもう一度(いちど)()ってもらうようにする。

()きとれなかった部分(ぶぶん)をもう一度(いちど)()ってもらう

基本表現

◎(おそ)()りますが、もう一度(いちど)(ねが)いできます(でしょう)か。」

よくわからなかった部分(ぶぶん)をもう一度(いちど)()ってもらう

基本表現

◎(おそ)()りますが、[わからなかった部分]の{部分(ぶぶん)/ところ}をもう一度(いちど){お(ねが)いできますでしょうか/おっしゃっていただけないでしょうか}。」

くわしく説明(せつめい)してもらう

基本表現

◎(おそ)()りますが、もう(すこ)(くわ)しくご説明(せつめい)いただけますでしょうか。」

こんなときどうする?:どうしてもわからないとき

正確(せいかく)伝言(でんごん)(つた)えるためにわからないところを確認(かくにん)することは(わる)いことではない。しかし、何度(なんど)何度(なんど)(おな)じことを()(かえ)すのは失礼(しつれい)である。用件(ようけん)複雑(ふくざつ)だったり、前提(ぜんてい)となる知識(ちしき)情報(じょうほう)がないために、どうしても用件(ようけん)理解(りかい)できないときには(べつ)方法(ほうほう)提案(ていあん)する。

応用表現

◎「まことに(もう)(わけ)ないのですが、{(わたし)では(ご用件(ようけん)が)わかりかねますので/間違(まちが)いがあってはいけませんので}、{[指名された者の名前]/担当(たんとう)(もの)}が{(もど)次第(しだい)(もど)りましてから}、こちらからお電話(おでんわ)()しあげてもよろしいでしょうか。」

◎「まことに(もう)(わけ)ないのですが、{(わたし)では(ご用件(ようけん)が)わかりかねますので/間違(まちが)いがあってはいけませんので}、ファックス{で/にて}お送り{いただけない/いただくことはできない}でしょうか。」

伝言(でんごん)理解(りかい)する自信(じしん)がないときは、「まだ日本語(にほんご)下手(へた)ですので」といえば、たいていは(ゆる)されるであろう。

応用表現

◎(もう)(わけ)ないんですが、(わたし)はまだ日本語(にほんご)下手(へた)ですので、あとで(日本人(にほんじん)が)かけ(なお)してもよろしいでしょうか。」

◎(もう)(わけ)ないんですが、(わたし)はまだ日本語(にほんご)下手(へた)ですので、ファックスで(おく)っていただけないでしょうか。」

※いずれにしても、相手(あいて)手間(てま)をとらせることになるので、できるだけていねいな表現(ひょうげん)(もち)いるようにしたい。

応用会話

◎「まことに(もう)(わけ)ないのですが、(わたし)ではご用件(ようけん)が)わかりかねますので、担当(たんとう)(もの)(もど)りましてから、こちらからお電話(おでんわ)()しあげてもよろしいでしょうか。」

2.用件(ようけん)復唱(ふくしょう)して確認(かくにん)する

用件(ようけん)()いたら復唱(ふくしょう)して確認(かくにん)する

基本表現

◎復唱(ふくしょう){いたします/させていただきます}。[用件]ということで(ございま)すね。」

基本表現

◎「(ご用件(ようけん)を)確認(かくにん)させていただきます。[用件]ということで(ございま)すね。」

用件(ようけん)簡潔(かんけつ)にまとめ、「〜ということでございますね。」と()って確認(かくにん)する。

ここがポイント:

相手(あいて)(がわ)自分(じぶん)(がわ)〉の敬語(けいご)を〈自分(じぶん)(がわ)相手(あいて)(がわ)〉の()()えて()

()にちと曜日(ようび)()()わせる

復唱(ふくしょう)するときは〈相手(あいて)(がわ)自分(じぶん)(がわ)〉の敬語(けいご)を〈自分(じぶん)(がわ)相手(あいて)(がわ)〉の()()えて()うことに注意(ちゅうい)する。

◎明日(あす)、お(うかが)いいたします。」
→明日(あす)(こちらに)いらっしゃるということでございますね。」
◎明日(あす)、お()しください。」
→明日(あす)(そちらに)お(うかが)いするということでございますね。」
◎見本(みほん)をお(おく)りいたしました。」
→見本(みほん)をお(おく)りいただいたということでございますね。」
◎「サンプルをお(おく)りいただきたい。」
→「サンプルをお(おく)りするということでございますね。」

()にちの場合(ばあい)は、()にちと曜日(ようび)()()わせることで間違(まちが)いをなくすことができる。

◎金曜日(きんようび)に、お()しください。」
→「23(にち)金曜日(きんようび)にお(うかが)いするということですね。」
◎「15(にち)までにお(おお)りください。」
→「15(にち)火曜日(かようび)までにお(おく)りするということですね。」

3.相手(あいて)電話番号(でんわばんごう)()

問合(といあわ)せが必要(ひつよう)になった場合(ばあい)(かんが)え、相手(あいて)電話番号(でんわばんごう)()いてもよい。

基本表現

◎(ねん)のため、(ご連絡先(れんらくさき)の)お電話番号(でんわばんごう)(を)お(なが)いできます(でしょう)か。」

4.自分(じぶん)名前(なまえ)相手(あいて)(つた)える

伝言(でんごん)内容(ないよう)確認(かくにん)したら、自分(じぶん)名前(なまえ)相手(あいて)(つた)える。

ここがポイント:

責任(せきにん)所在(しょざい)(あき)らかにするため、自分(じぶん)名前(なまえ)相手(あいて)(つた)えるようにする

基本表現

◎ 「わたくし[部署名]の[自分の名前]と(もう)します。」

◎ 「({ご用件(ようけん)は/ご伝言(でんごん)は})[部署名]の[自分の名前]が(うけたまわ)りました。」

5.伝言(でんごん)確実(かくじつ)(つた)えると()

最後(さいご)伝言(でんごん)確実(かくじつ)(つた)えると()うとていねいである。

基本表現

◎ 「ただいまの(けん)は、([不在の者の名前]に)(たし)かに(もう)(つた)えます(ので)。」

◎ 「(それでは、)[不在の者の名前]が(もど)次第(しだい)(もう)(つた)えます(ので)。」

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