| １ | 文書番号 | 業務文書では、文書を効率的に管理するための番号をつけることがある。なお、文書番号の取り扱いは、会社によって異なる。 |
| ２ | 発信年月日 | 文書を発信する（発信した）日の日付を書く。なお、元号を用いるのが一般的である。 |
| ３ | 受信者名 | 誰に向けて発信された文書であるかを書く。
- 特定の個人に宛てる→部課名＋役職＋氏名＋様（「総務部部長 田中一郎様」）
- 部課に宛てる→部課名＋御中（例：「営業部御中」）
- 複数に宛てる→＋各位（例：「社員各位」「課長各位」）
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| ４ | 発信者名 | 誰が発信した文書であるかを書く。部課名、役職、氏名を書き、必要なら印鑑を押す。部課名や役職名だけで氏名を略すこともある（例：「総務部」「営業部部長」）。 |
| ５ | 件名（標題） | 文書の内容を端的に書く。「○○について」「○○の件」のような書き方が一般的である。なお、末尾に文書の種類をカッコで示すとわかりやすくなる。 |
| ６ | 主文 | 挨拶などはすべて省略し、用件のみを書く。社内文書では、特別な敬語は不要なので、です・ます体で書けばよい。 |
| ７ | 記書き | 重要な点や注意すべき点を箇条書きで示す。表現は「だ・である体」にする。別に添付書類などがあるときは、「添付書類 研修会資料 １部」のように書き添える。 |
| ８ | 結語 | 内容に続きがないことを示すために「以上」と書く。 |
| ９ | 担当者名 | 発信者とは別に、直接の担当者がいる場合には、担当者の名字と内線番号を書いておく。 |
