| １ | 文書番号 | 業務文書では、文書を効率的に管理するための番号をつけることがある。なお、社交文書には文書番号をつけないのが普通である。 |
| ２ | 発信年月日 | 文書を発信する日の日付を書く。なお、元号を用いるのが一般的である。 |
| ３ | 受信者名 | 誰に向けて発信された文書であるかを書く。
- 個人名に宛てる→（組織名＋役職＋）氏名＋様（例「株式会社苗栗交通 総務部部長 田中一郎様」）
- 職名に宛てる→（組織名＋名字＋）役職＋殿（例「株式会社苗栗交通 総務部長殿」「株式会社苗栗交通 総務部田中部長殿」）
- 組織名に宛てる→組織名＋御中（例：「育達システム株式会社営業部御中」）
- 多数に宛てる→＋各位（例：「各位」「会員各位」）
なお、いずれも略さずに正式な名称を書くようにする。
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| ４ | 発信者名 | 誰が発信した文書であるかを書く。一般に、発信者は受信者と対等な立場の者にするべきである。組織名、役職、氏名をいずれも略さずに書き、必要なら印鑑を押す。 |
| ５ | 件名（標題） | 文書の内容を端的に書く。「○○のお願い」「○○のご依頼」など、丁寧さが感じられる表現にする必要がある。 |
| ６ | 前文 | 以下の順に書く。
- 頭語（「拝啓」、「拝復」、「前略」）【参考→頭語と結語】。
- 時候の挨拶【参考→時候の挨拶】
- 相手の発展を喜ぶことば【参考→相手の発展を喜ぶことば】
- 日頃の感謝のことば【参考→日頃の感謝のことば】
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| ７ | 主文 | 敬語を使って丁寧な表現で書く。 |
| ８ | 末文 | 結びのことばを書く。一般的には、用件を確認する表現が使われる。 |
| ９ | 結語 | 頭語にあった結語を書く。頭語が「拝啓」「拝復」ならば「敬具」、「前略」ならば「早々／草々」となる。【参考→頭語と結語】 |
| 10 | 記書き | 重要な点や注意すべき点を箇条書きで示す。表現は「だ・である体」にする。 |
| 11 | 同封書類 | 同封書類がある場合は、同封書類のリストを書き添える。 |
| 12 | 記書きの結語 | 内容に続きがないことを示すために「以上」と書く。 |
| 13 | 担当者名 | 発信者とは別に担当者がいる場合には、担当者の所属・名字と電話番号を書いておく。 |
