通知文書

【→練習問題】

通知文書(つうちぶんしょ)とは？

通知文書(つうちぶんしょ)とは、関係者(かんけいしゃ)に必要(ひつよう)な事項(じこう)を知(し)らせるために書(か)く社内文書(しゃないぶんしょ)のことである。

通知文書(つうちぶんしょ)の種類(しゅるい)

会議(かいぎ)の開催(かいさい)や研修会(けんしゅうかい)の実施(じっし)などを参加対象者(さんかたいしょうしゃ)に知(し)らせる文書(ぶんしょ)、希望者(きぼうしゃ)や意見(いけん)を募集(ぼしゅう)する文書(ぶんしょ)、停電(ていでん)やシステムメンテナンスなどを知(し)らせる文書(ぶんしょ)などがある。

通知文書(つうちぶんしょ)の基本(きほん)

通知文書(つうちぶんしょ)は、情報(じょうほう)を知(し)らせることを目的(もくてき)とする社内文書(しゃないぶんしょ)なので、必要(ひつよう)な情報(じょうほう)を明確(めいかく)にわかりやすく書(か)くことが重要(じゅうよう)である。そのために、以下(いか)のポイントに注意(ちゅうい)して書(か)くようにする。

何(なに)に関(かん)する通知(つうち)なのか、誰(だれ)が何(なに)をすればよいのかをはっきりと書(か)く

問(と)い合(あ)わせの必要(ひつよう)がないように、必要(ひつよう)な情報(じょうほう)を漏(も)れなく記載(きさい)する

敬語表現(けいごひょうげん)は最小限(さいしょうげん)のものにする（あまりていねいに書(か)く必要(ひつよう)はない）

あいさつなどの儀礼的(ぎれいてき)な表現(ひょうげん)はできるだけ省略(しょうりゃく)する

通知文書(つうちぶんしょ)の書(か)き方(かた)

例１：会議(かいぎ)の開催通知(かいさいつうち)

通知文書(つうちぶんしょ)では、あいさつ文(ぶん)や敬語(けいご)は不要(ふよう)である（「×開催いたしますので、」、「×万障お繰り合わせの上、ご出席くださいますようお願い申し上げます。」などとはしない）

指示(しじ)を伝(つた)える文書(ぶんしょ)なので、一般的(いっぱんてき)には「行ないますので」のようにはしない（「行なうので」「開催するので」のようにする）

必要(ひつよう)な情報(じょうほう)は、記書(きが)き（箇条書(かじょうが)き）にしてわかりやすくまとめる

日時(にちじ)・場所(ばしょ)だけでなく、議題(ぎだい)や必要(ひつよう)な書類(しょるい)についても書(か)いた方(ほう)がよい

表現(ひょうげん)のバリエーション

下記(かき)のとおり、営業会議(えいぎょうかいぎ)を行(おこ)なうので、出席(しゅっせき)してください。

→ 下記(かき)の通(とお)り、販売会議(はんばいかいぎ)を開催(かいさい)するので、ご出席(しゅっせき)ください。
［※会議参加者(かいぎさんかしゃ)が、支店長(してんちょう)やマネージャーなどの場合(ばあい)には、ややていねいな表現(ひょうげん)を使(つか)うことがある］

→ 企画課(きかくか)ミーティングを下記(かき)により開催(かいさい)するので、出席(しゅっせき)願(ねが)います。
［※通知文書(つうちぶんしょ)で伝(つた)えられる内容(ないよう)は、一般(いっぱん)に決定事項(けっていじこう)（＝指示(しじ)・命令(めいれい)）である。「願(ねが)います」とした場合(ばあい)には、通知文書(つうち)よりも拘束力(こうそくりょく)の弱(よわ)い依頼文書(いらいぶんしょ)や案内文書(あんないぶんしょ)と思(おも)われる可能性(かのうせい)があるので注意(ちゅうい)すること］

議題(ぎだい)   次期営業計画(じきえいぎょうけいかく)について

→ 議題(ぎだい)   別紙参照(べっしさんしょう)
［※議題(ぎだい)が多(おお)いときや複雑(ふくざつ)なときには、別紙(べっし)にまとめるとよい］

備考(びこう)   上記議題(じょうききだい)に関係(かんけい)する資料(しりょう)を持参(じさん)のこと

→ 資料(しりょう)   当日(とうじつ)席上(せきじょう)で配布(はいふ)

→ 備考(びこう)   前回(ぜんかい)配布済(はいふず)みの資料(しりょう)（「次期中期計画概要(じきちゅうきけいかくがいよう)」）を持参(じさん)すること
［※持ってくるべき資料(しりょう)があるときは、はっきりと指示(しじ)する］

→ 備考(びこう)   添付資料(てんぷしりょう)に記入(きにゅう)のうえ前日(ぜんじつ)までに提出(ていしゅつ)のこと
［※提出(ていしゅつ)するものがあるときは、締切(しめきり)をはっきりと指示(しじ)する］

→ ※なお、○○を○月○日までに○○に提出(ていしゅつ)してください。
［※副文(ふくぶん)として箇条書(かじょうが)きの項目(こうもく)の下部(かぶ)（「以上(いじょう)」の上(うえ)）に書(か)き添(そ)えるときは、「なお、」「その他(ほか)、」などの語句(ごく)をつけて、主文(しゅぶん)と同様(どうよう)の表現(ひょうげん)を用(もち)いる］

例２：プロジェクトメンバーの募集通知(ぼしゅうつうち)

募集要項(ぼしゅうようこう)のように内容(ないよう)の多(おお)いものは添付資料(てんぷしりょう)にする

募集要項(ぼしゅうようこう)に書(か)かれていても、申込方法(もうしこみほうほう)を明記(めいき)しておくようにする

細部(さいぶ)の問合(といあわ)せが予想(よそう)されるので、問合(といあわ)せ先(さき)（担当者(たんとうしゃ)）を書(か)いておく（箇条書(かじょうが)きの項目(こうもく)に含(ふく)めるのもよい）

表現(ひょうげん)のバリエーション

標記(ひょうき)について、……

→ このたび、エコビジネスの展開(てんかい)を図(はか)るため、環境(かんきょう)プロジェクトチームを立(た)ち上(あ)げることとなりました。ついては、……
［※プロジェクト発足(ほっそく)の経緯(けいい)や目的(もくてき)などを簡単(かんたん)に説明(せつめい)してもよい］

課員(かいん)に周知(しゅうち)してください。

→ 所属(しょぞく)の社員(しゃいん)に周知(しゅうち)させてください。
［※「（課長(かちょう)が課員(かいんに)に）周知(しゅうち)してください。」と「（課長(かちょう)が課員(かいんに)に）周知(しゅうち)させてください。」は、同(おな)じ意味(いみ)になる］

例３：システムメンテナンスの実施通知(じっしつうち)

知(し)っておかなければならない内容(ないよう)を伝(つた)えるときには「承知(しょうち)してください。」となる

実施(じっし)に伴(ともな)って起(お)こりそうなトラブル（上(うえ)の例(れい)では、インターネットに接続(せつぞく)できないこと）には、あらかじめ注意(ちゅうい)をしておくようにする

表現(ひょうげん)のバリエーション

システムメンテナンスの実施(じっし)について（通知(つうち)）

→ システムメンテナンス実施(じっし)のお知(し)らせ

なお、メンテナンス中(ちゅう)は、一部(いちぶ)の端末(たんまつ)でインターネットへの接続(せつぞく)ができないので注意(ちゅうい)してください。

→ なお、社内(しゃない)ファイルサーバのデータ消失(しょうしつ)などのトラブルが考(かんが)えられるので、あらかじめデータを保存(ほぞん)するよう気(き)をつけてください。
［※重大(じゅうだい)な問題(もんだい)が生(しょう)じる可能性(かのうせい)があるときには、対処方法(たいしょほうほう)を明確(めいかく)に指示(しじ)しておく］

例４：社員証(しゃいんしょう)の配布通知(はいふつうち)

重要(じゅうよう)な配布物(はいふぶつ)では、配布期日(はいふきじつ)をはっきり書(か)くようにする

社員証(しゃいんしょう)の切(き)り替(か)えなどでは、古(ふる)いものの処理方法(しょりほうほう)をはっきりと指示(しじ)する

表現(ひょうげん)のバリエーション

社員証(しゃいんしょう)のＩＣカード化(か)に伴(ともな)い、４月(がつ)15日(にち)に新社員証(しんしゃいんしょう)を配布(はいふ)します。

→ ３月(がつ)31日(にち)の社員(しゃいん)カード有効期限切(ゆうこうきげんぎ)れに伴(ともな)い、３月(がつ)15日(にち)より順次(じゅんじ)新(しん)カードを配布(はいふ)するのでお知(し)らせします。

通知(つうち)メールの書(か)き方(かた)

比較的(ひかくてき)簡単(かんたん)な連絡事項(れんらくじこう)やコンピュータシステムなどに関(かか)わる事項(じこう)では、電子(でんし)メールを使(つか)うことも多(おお)い。

電子(でんし)メールでは、紙(かみ)の社内文書(しゃないぶんしょ)とは書(か)き方(かた)が異(こと)なる点(てん)もある。以下(いか)では、通知(つうち)メールの書(か)き方(かた)について説明(せつめい)する。

例１：会議(かいぎ)の招集通知(しょうしゅうつうち)メール

	作成：販売促進会議のお知らせ
	鈴木 洋之 <m_suzuki@xxx.co.jp>
	mr_list@xxx.co.jp
	販売促進会議のお知らせ
各位 総務部総務課 鈴木です。 下記の通り販売促進会議を行ないますので、お集まりください。 都合により参加できない方は、あらかじめご連絡ください。 ●日時：９月23日 ●場所：５階会議室 ●議題：(1)上半期の販売実績報告、(2)下半期の販促計画について ●出席者：総務部長、販売課長、マネージャー各位、販売本部各位 以上、よろしくお願いします。

本文(ほんぶん)は『です・ます体(たい)』で平易(へいい)に書(か)けばよい（社内文書特有(しゃないぶんしょとくゆう)の言(い)い回(まわ)しなどは、特(とく)に使(つか)わなくてもかまわない）

文書番号(ぶんしょばんごう)や発信者名(はっしんしゃめい)、標題(ひょうだい)などは特(とく)に書(か)かなくてもかまわない

箇条書(かじょうが)きにするときも、「記(き)」「以上(いじょう)」などは省略(しょうりゃく)して簡潔(かんけつ)にする

メールでは、すべて左寄せにしてかまわない（逆(ぎゃく)に見(み)づらくなるので、スペースなどを打(う)ち込(こ)んで無理(むり)に位置(いち)を揃(そろ)えないこと）

表現(ひょうげん)のバリエーション

下記(かき)の通(とお)り販売促進会議(はんばいそくしんかいぎ)を行(おこ)ないますので、お集(あつ)まりください。

→ 営業計画(えいぎょうけいかく)に関(かん)する会議(かいぎ)を行(おこ)ないますので、関係者(かんけいしゃ)は必(かなら)ずご出席(しゅっせき)ください。

都合(つごう)により参加(さんか)できない方(かた)は、あらかじめご連絡(れんらく)ください。

→ 欠席(けっせき)の場合(ばあい)は、本(ほん)メールの返信(へんしん)にてお知(し)らせください。

例２：会議日程(かいぎにってい)の変更通知(へんこうつうち)

	作成：企画課会議開催の変更について
	企画課 磯辺 <isobe@xxx.co.jp>
	xxx@xxx.co.jp
	企画課会議開催の変更について
企画課の磯辺です。 企画課会議の日時が変更になりましたのでお知らせします。 新しい日時は下記の通りです（場所は変更ありません）。 --------------------------------------------- 日時：２月20日(火) 15時〜16時まで 場所：中会議室（２階） --------------------------------------------- 以上、よろしくお願いします。

タイトル（件名(けんめい)）は稀(まれ)に文字化(もじば)けすることもあるので、「標記(ひょうき)の会議(かいぎ)」のような書(か)き方(かた)はしない方(ほう)がよい

強調(きょうちょう)したい部分(ぶぶん)は、表記符号(ひょうきふごう)などを使(つか)って目立(めだ)たせる（上(うえ)の例(れい)では、ハイフンを連続(れんぞく)して罫線(けいせん)としている）

表現(ひょうげん)のバリエーション

企画課会議(きかくかかいぎ)の日時(にちじ)が変更(へんこう)になりましたのでお知(し)らせします。

→ ８月(がつ)定例会議(ていれいかいぎ)は、下記(かき)のとおり変更(へんこう)となりました。

→ 営業会議(えいぎょうかいぎ)は、６月(がつ)５日(にち)(月(げつ))開催(かいさい)に変更(へんこう)となりました。時間(じかん)は９時(じ)〜10時(じ)、場所(ばしょ)は大会議室(だいかいぎしつ)のまま変更(へんこう)はありません。

例３：サーバメンテナンスの実施通知(じっしつうち)

	作成：サーバメンテナンスのお知らせ
	Tanaka_Kei <xxxxx@xxx.co.ip>
	xxxx@xxxx.co.jp,zzzz@xxxx.co.jp,yyyy@xxxx.co.jp
	サーバメンテナンスのお知らせ
情報センターからのお知らせです。 以下の通りサーバメンテナンスを行ないます。 メンテナンス中は、メールの送受信ができませんので注意してください。 １、日時：６月29日(水) AM 8:00 - PM 3:00 ２、対象：社内メールサーバ なお、メンテナンス中もインターネットの利用は可能です。 以上、よろしくお願いします。 ----- 担当：情報センター 田中（内線 1129）

優先度(ゆうせんど)の高(たか)い情報(じょうほう)（上(うえ)の例(れい)では、メールの送受信(そうじゅしん)ができなくなること）は本文(ほんぶん)の上(うえ)の方(ほう)（ウィンドウをスクロールしなくても読(よ)めると思(おも)われる位置(いち)）に配置(はいち)する

改行(かいぎょう)（１行(ぎょう)空(あ)け）などを使(つか)って見(み)やすくレイアウトする

通知(つう)メールでは、１行(ぎょう)の長(なが)さはできるだけ短(みじ)くした方(ほう)がよい（文字(もじ)が込(こ)んでいると、読(よ)み飛(と)ばされる恐(おそ)れがある）

【→練習問題】