【→練習問題】
案内文書とは？
案内文書とは、広い範囲に情報を知らせることで個々人に参加や協力などを呼びかける社内文書のことである。
決定事項や指示を伝えて一定の強制力を持つ通知文書とは異なり、案内文書には強制力はない。
案内文書の種類
主に、イベント（社内行事）への参加や施設の利用を呼びかける文書となるが、社内報への投稿を呼びかける文書などもある。
案内文書の基本
案内文書は、通知文書と同様に情報を知らせることを目的とする社内文書なので、必要な情報を明確にわかりやすく書くことが重要である。
しかし、案内文書は、強制力を持つものではないので、ていねいな表現を使うことになる（ただし、社外文書ほど形式的な表現を使う必要はない）。また、個々人に呼びかけるものなので、手紙文と同じように、相手に話し掛けるような表現も使われる。
案内文書では、以下のポイントに注意して書くようにする。
案内文書は、１ヶ月から２週間前に出すようにする（恒例のイベントであっても、遅くとも１週間前には出すこと）
何に関する案内なのかがすぐにわかるように書く
参加や協力を促すような情報（ＰＲ情報）も加える
一般の社内文書よりていねいな表現を使う（ただし、過度の敬語表現は必要ない）
あいさつなどの儀礼的な表現を使う場合もある
案内文書の書き方
例１：社員旅行の案内
平成21年４月７日
社員各位
総務部総務課
社員旅行のお知らせ
春光うららかな季節となりました。本年も下記のとおり社員旅行を行ないますのでご案内いたします。多くの方のご参加を心よりお待ちしております。
記
- 日時 ４月26日（土）から４月27日（日）まで
- 集合 午前８時 本社ビル１階玄関前（往復とも貸切バス）
- 宿泊 談文温泉 湯田ホテル（☎ 08224-2-8092）
- 旅程
参加を希望される方は、４月18日(金)までに総務課に申し込んでください。
以上
担当：総務部総務課 竹之内（内線0629）
案内文では、発信者は部署名でかまわない（担当や問合せ先が明記されていれば、発信者名は省略してもよい。また、幹事の個人名［フルネーム］で発信してもよい）
簡単な時候のあいさつ（「春光うららかな季節となりました。」）や読み手に呼びかける文（「多くの方のご参加を心よりお待ちしております。」）を添えて親しみやすい文面にする（社内文書なので、これらの表現を省いて事務的な文面にしても問題はない。ただし、「×参加してください。」のようにすると強制力のある通知のように感じられるので、「ご参加ください。」のようにすること）
集合時間と集合場所をはっきりと書く
参加者の家族などからの緊急連絡に備えて、宿泊先の名称と連絡方法を書いておく
旅程を書くときには、具体的なスケジュールだけでなく、施設や食事の魅力など参加を促すようなコメントも書く
申込みの締切と申込み方法をはっきりと書く（申込用紙を添付してもよい）
表現のバリエーション
- 社員旅行のお知らせ
- → 旧大野邸藤見の会のご案内
- → 社長杯バスフィッシング大会の開催について（ご案内）
- 本年も下記のとおり社員旅行を行ないますのでご案内いたします。
- → 本年も恒例のお花見会を開催いたしますので、下記の通りご案内申し上げます。
- → 毎年恒例の「社長のお金で飛騨牛を食べる会」を開催いたしますので、どうぞご参加ください。
- 多くの方のご参加を心よりお待ちしております。
- → 奮ってご参加ください。お待ちしています。
- → 温泉で日々の疲れを癒し、宴会で親睦を深めましょう。ご参加をお待ち申し上げます。
- 社員旅行【名詞】（しゃいんりょこう）
- 春光うららかな季節……［※４月の時候の挨拶のひとつ］
- 貸切バス【名詞】（かしきりバス）(bus)
- 旅程【名詞】（りょてい）
- ゴルフ【名詞】 (golf)
- ショートコース【名詞】 (short course)
- ラウンド【名詞】 (round)
- 泉質【名詞】（せんしつ）
- 大浴場【名詞】（だいよくじょう）
- 入浴【名詞】（にゅうよく）
- 客室【名詞】（きゃくしつ）
- バス【名詞】 (bath)
- 名物【名詞】（めいぶつ）
- 海鮮【名詞】（かいせん）
- しゃぶしゃぶ【名詞】（しゃぶしゃぶ）
- 豪華料理【名詞】（ごうかりょうり）
- ダム湖【名詞】（ダムこ）(dam)
- ヤギ［山羊］【名詞】（やぎ）
- BBQ［バーベキュー］【名詞】 (barbecue)
- 解散【名詞】（かいさん）
- 藤見【名詞】（ふじみ）
- バスフィッシング【名詞】 (bass fishing)
- 恒例【名詞】（こうれい）
- 飛騨牛【名詞】（ひだぎゅう）［※日本で最高ランクの肉質を誇るブランド牛の名称］
- 奮って【副詞】（ふるって）
- 日々【名詞】（ひび）
- 癒す【１類動詞】（いやす）
- 宴会【名詞】（えんかい）
- 親睦【名詞】（しんぼく）
例２：厚生施設の利用案内
平成21年６月29日
社員各位
厚生部厚生課
厚生施設のご利用について
平成21年８月20日より、育達福祉協会運営の２保養施設が利用可能となりますので、下記の通りお知らせいたします。家族旅行や社内のお仲間との親睦旅行にご活用ください。
- 利用可能施設
- 「ライチ荘 別館」：宮崎県新富町
※天然ラドン温泉の露天風呂は多くの利用者に好評です。また、周囲には、エビ釣り堀などのレジャー施設があります。
- 「ログハウス マーライオン」：山口県柳井市
※国際スキー場まで車で20分の場所です。また、亀山シーリゾートまで車で15分と一年中スポーツが楽しめます。
- 施設利用資格 社員およびその家族。
- 申込方法など 詳細は厚生部厚生課までお問い合わせください。
担当：厚生部厚生課・里村
内線8577
軟らかい表現（家族旅行や社内のお仲間との親睦旅行にご活用ください。）で利用を促す（お願いの表現を使うと押しつけがましくなるので避けた方がよい。「×ぜひともご利用いただきますようお願い申し上げます。」）
施設の名称や場所だけでなく簡単な紹介も書き添える
施設の利用資格（誰が利用できるのか）をはっきりと示しておく
個人の利益に関わる問題なので、詳しいことは直接問い合わせてもらうようにする（問合せ先を明記する）
表現のバリエーション
- 下記の通りお知らせいたします。
- → 下記の通りご案内いたします。
- 家族旅行や社内のお仲間との親睦旅行にご活用ください。
- → ご家族やお友達と一度お出かけください。
- 詳細は厚生部厚生課までお問い合わせください。
- → 予約は直接各施設に電話をしてください。なお、予約は利用予定日の31日前から可能です。
［※このように書くときは、施設紹介で電話番号を忘れずに明記しておくこと］
- → 利用を希望する場合は、総務部施設課（内線5561）まで申し込んでください。なお、受付はすべて先着順となります。
［※先着順になる場合は、トラブルを避けるためにも、明記しておくのがよい］
- 厚生施設【名詞】（こうせいしせつ）
- 運営【名詞】（うんえい）
- 保養施設【名詞】（ほようしせつ）
- 家族旅行【名詞】（かぞくりょこう）
- 親睦旅行【名詞】（しんぼくりょこう）
- 活用する【３類動詞】（かつようする）
- 天然ラドン温泉【名詞】（てんねんラドンおんせん） radon
- 露天風呂【名詞】（ろてんぶろ）
- 好評【名詞／な形容詞】（こうひょう）
- 周囲【名詞】（しゅうい）
- レジャー施設【名詞】（レジャーしせつ） leisure
- リゾート【名詞】 resort
- 先着順【名詞】（せんちゃくじゅん）
例３：歓送会の案内（回覧）
早く確実な回答が必要なときには、回覧とすることがある。
回覧
平成21年８月２日
幹事 青山 幸二
（内線 554）
課員各位
歓送会のご案内
４年間にわたり庶務課で活躍された岡崎さんが、アラスカ支社に転勤されることになりました。つきましては、８月10日(金)に歓送会を行ないますので、ぜひご出席ください。
準備の関係がありますので、出欠を別添用紙にチェックの上、８月７日(火)までに幹事にお知らせください。
- 日時 ８月10日(金) 午後７時〜
- 会場 居酒屋「酒の関所」（竹南駅前）
- 会費 5000円
- ※会費は当日会場で幹事が集めます。なお、参加申込後に出席できなくなった方は、早急に幹事にご連絡ください。
以上
岡崎さん歓送会出欠表
| 氏名 | 出欠（いずれかにチェック） | 押印欄（サイン） |
| 戸川課長 | □出席 □欠席 | |
| 山口 彰 | □出席 □欠席 | |
| 劉 黒賓 | □出席 □欠席 | |
| ○○○○ | □出席 □欠席 | |
回覧文では、途中で紛失したりや回覧されないことを防ぐため、左上に大きく「回覧」と書いて枠線で囲む
会の案内文では、幹事の名前で発信してもよい（名前の後に、押印することもある）
出欠を示す用紙を別添してチェックさせるここで、早く確実に出席の状況を把握することができる（また、回覧すべき者の名前を記したリストにチェックさせることで、回覧漏れを防ぐこともできる）
同僚の歓送会の案内では、他の案内文書と同様の表現を使えばよい（ただし、部長などの上司の異動では、社外文書に準じた形式的な案内状を作成する必要があるので注意すること）
表現のバリエーション
- ぜひご出席ください。
- → お繰り合わせの上、ご参加ください。
［※強制ではないが、参加を強く求める場合に使う表現］
- → 都合をつけて、ぜひご参会ください。
［※強制ではないが、参加を強く求める場合に使う表現］
- 準備の関係がありますので、……
- → 会場予約の都合がありますので、……
- 出欠を別添用紙にチェックの上、８月７日(火)までに幹事にお知らせください。
- → 万一都合のつかない方は、８月７日(火)までに幹事にお知らせください。
［※歓送会などは、出席を強制するものではないが、マナーとしてもできるだけ出席するべきものである。しかし、送られる本人も目にする可能性がある文書なので、出席を強制するような表現を使うこともできない（本人の気分を害したり、心理的負担となるかもしれない）。このような場合は、出席を申し込んだり、出欠を個別にチェックするのではなく、欠席する場合だけ連絡が必要になるようにするとよい］
- → 仕事の都合で参加できない方は、８月７日(火)までに幹事にお知らせください。
［※「仕事の都合で」のように理由を限定して書くと、それ以外の理由では欠席しないように（言外に）求めることになる］
- 歓送会【名詞】（かんそうかい）
- 回覧【名詞】（かいらん）
- アラスカ【地名】 (Alaska)
- 回覧【名詞】（かいらん）
- 出欠【名詞】（しゅっけつ）
- 別添【名詞】（べってん）
- チェック【名詞】 (check)
- 繰り合わせる【２類動詞】（くりあわせる）
案内メールの書き方
多くの人に向けた案内は、文書の掲示や回覧によっても行なうことができるが、もっとも有効な方法はひとりひとりに文書を配布することである。その場合、印刷された文書によるよりも電子メールを使った方がはるかに便利である。
以下では、案内メールの書き方について説明する。
例１：花見の案内メール
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作成：【ご案内】花見会の開催について |
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泉田泉<izumi2@xxx.co.jp> |
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 all_staff@xxx.co.jp
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【ご案内】花見会の開催について
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春の陽ざしが暖かい季節になりました。
毎年恒例の『夜桜を見よう会』のご案内です。
あでやかな夜桜の下で親睦を深めましょう。
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●日時：３月31日（金曜日）午後６時〜午後10時
●集合：午後５時、玄関前（送迎バスあり）
●場所：庄原市上野公園
●幹事：総務課・泉田（e-mail: izumi2@xxx.co.jp）
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参加される方は、前日までに幹事にお知らせください。
みなさんのご参加をお待ちしています。
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タイトル（件名）を強調して、何のメールなのかすぐにわかるようにする（ただし、符号を多用するとスパムメールのように見えるので注意すること）
幹事（宴会の世話係）の名前と連絡先をはっきりと書く
ひとりびとりに呼びかけるような表現（「あでやかな夜桜の下で親睦を深めましょう。」）を使う
表現のバリエーション
- 春の陽ざしが暖かい季節になりました。
- → 桜の花のたよりが聞かれる頃となりました。
- → 花の便りにも心の浮き立つ時節になりました。
- 毎年恒例の『夜桜を見よう会』のご案内です。
- → 今年も恒例の「花見の宴」を下記のとおり開催いたします。
- → 今年もお花見の会を下記のとおり開催することとなりました。
- 春の陽ざしが暖かい……［※４月の時候の挨拶のひとつ］
- あらかじめ［予め］【副詞】（あらかじめ）
- 夜桜【名詞】（よざくら）
- あでやかな［艶やかな］【な形容詞】（あでやかな）
- 親睦【名詞】（しんぼく）
- 送迎バス【名詞】（そうげいバス）(bus)
- 幹事【名詞】（かんじ）
- 桜の花のたよりが聞かれる頃……［※４月の時候の挨拶のひとつ］
- 花の便りにも心の浮き立つ時節……［※４月の時候の挨拶のひとつ］
例２：新年会の案内メール
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作成：新年会のご案内 |
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Tachikawa You <you@xxx.co.jp> |
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xxxxxx@xxx.co.jp
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新年会のご案内
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あけましておめでとうございます。
恒例の新年会を下記のとおり開催いたします。
参加される方は、１月12日(水)までに、本メールの返信にてご連絡ください。
多くの皆様のご参加をお待ち申しております。
---------- 記 ----------
日時：１月15日(土) 午後６時〜９時まで
場所：エクセレントホテル育達 ２階 大草原の間
会費：6,000円（当日受付にて）
幹事：庶務課・立川 勇（mail: you@xxx.co.jp）
会場への地図などは、下記ウェブページをご覧ください。
http://www.excellenthotel_yuda/access.html
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メールの返信で連絡するように指定しておけば、出欠の管理が簡単になる
会費などを示すときは、支払いの方法もあわせて書いておく
会場への地図や会場の連絡先などの情報は、ハイパリンクを示しておけばよい（わざわざ画像などを添付する必要はない）
表現のバリエーション
- 恒例の新年会を下記のとおり開催いたします。
- → 恒例の新年会を下記のとおり企画いたしました。
- 新年会【名詞】（しんねんかい）
- 返信【名詞】（へんしん）
- 会費【名詞】（かいひ）
- 受付【名詞】（うけつけ）
- ウェブページ【名詞】(web page)
【→練習問題】
