日文文書処理

文書処理(ぶんしょしょり)とは？

文書処理(ぶんしょしょり)document processingとは、電子文書(でんしぶんしょ)electronic documentに対(たい)してコンピュータを使(つか)った処理(しょり)processを行(おこ)なうことをいう。

電子文書(でんしぶんしょ)とは？

電子文書(でんしぶんしょ)とは、言語情報(げんごじょうほう)を電子的(でんしてき)に記録(きろく)したもののことである。

一方(いっぽう)、言語情報(げんごじょうほう)を紙(かみ)に記録(きろく)したものは、紙(かみ)の文書(ぶんしょ)と呼(よ)ぶことができる。

紙の文書と電子文書の比較
紙の文書電子文書
便利な点
  1. 閲覧に特別な道具は不要
  2. 利用に特別な技能は不要
  1. 情報を可変的に保持する（修正・加工が簡単）
  2. 保管や移動に便利である
不便な点
  1. 情報を固定的に保持する
  2. 保管や移動に不便である（場所と時間が必要）
  1. 閲覧に特別な道具が必要（コンピュータが必要）
  2. 利用に特別な技能が必要（コンピュータ技能が必要）

また、HTML、XML、TeX（テフ）のように、タグtagなどによって論理構造(ろんりこうぞう)が明示(めいじ)された電子文書(でんしぶんしょ)を構造化文書(こうぞうかぶんしょ)structured (electronic) documentという。構造化文書(こうぞうかぶんしょ)には、保管(ほかん)や交換(こうかん)が効率的(こうりつてき)に行(おこ)なえるなど多(おお)くの利点(りてん)がある。

電子文書(でんしぶんしょ)の種類(しゅるい)

電子文書(でんしぶんしょ)には、さまざまな種類(しゅるい)がある。以下(いか)に、代表的(だいひょうてき)なものを性質(せいしつ)によって分類(ぶんるい)した表(ひょう)を示(しめ)す。

電子文書の種類
印刷用にレイアウトを保持する印刷用にレイアウトを保持しない
タグによる構造化あり主に印刷して利用Tex（テフ）
主に画面上で利用HTML
タグによる構造化なし主に印刷して利用ワープロ文書(.docなど)
整形済みテキスト(.rtfなど)
PDF		プレインテキスト(.txt)
主に画面上で利用PDFプレインテキスト(.txt)
プレゼンテーションファイル

電子文書(でんしぶんしょ)の機能(きのう)

それぞれの種類(しゅるい)によって電子文書(でんしぶんしょ)としての機能(きのう)に違(ちが)いがあるので、目的(もくてき)にあうものを使(つか)うようにする。

主な電子文書の機能の比較
種類拡張子の例環境への依存度レイアウトの自由度データの大きさウェブでの利用印刷して利用記録や保管
電子文書テキストファイル.txt○
弱い		×
低い		◎
小さい		○
可能		○
可能		○
可能
ワープロファイル.doc×
強い		◎
高い		×
大きい		×
不適当		◎
適当		×
不適当
HTMLファイル.html○
弱い		○
中くらい		◎
小さい		◎
適当		×
不適当		◎
適当
PDFファイル.pdf○
弱い		◎
高い		○
中くらい		○
可能		◎
適当		○
可能
プレゼンテーションファイル.ppt×
強い		◎
高い		×
大きい		×
不適当		×
不適当		×
不適当
参考：紙の文書---◎
なし		◎
高い		---×
不可能		○
複写		◎
適当

たとえば、ワープロ文書(ぶんしょ)は、利用環境(りようかんきょう)への依存(いぞん)が強(つよ)い（同(おな)じアプリケーションがないと表示(ひょうじ)できない）。そのため、マイクロソフト・ワードMicrosoft Wordで作(つく)ったワープロ文書(ぶんしょ)などを電子(でんし)メールに添付(てんぷ)して送(おく)りつけたりすべきではない（たとえば、PDFを使(つか)うのは、より優(すぐ)れた選択(せんたく)である）。

また、ワープロ文書(ぶんしょ)は印刷(いんさつ)して使用(しよう)することを前提(ぜんてい)とするものである。そのため、重要(じゅうよう)なデータをマイクロソフト・ワードのワープロ文書(ぶんしょ)で保管(ほか)したりするのも好(この)ましいものではない。

電子文書(でんしぶんしょ)の処理(しょり)とは？

文書(ぶんしょ)の『処理(しょり)』とは、本来(ほんらい)は、文書(ぶんしょ)の作成(さくせい)や編集(へんしゅう)、整形(せいけい)や組版(くみはん)、検索(けんさく)や加工(かこう)、表示(ひょうじ)や印刷(いんさつ)、保存(ほぞん)や記録(きろく)、配布(はいふ)や公開(こうかい)など、広(ひろ)い意味(いみ)を持(も)つものである。つまり、コンピュータで電子文書(でんしぶんしょ)を利用(りよう)したり、電子文書(でんしぶんしょ)を使(つか)って何(なに)かの作業(さぎょう)を行(おこ)なったりすることは、いずれも『文書処理(ぶんしょしょり)』であるといえる。

一方(いっぽう)、ビジネスの現場(げんば)（たとえば、会社(かいしゃ)のなか）で「文書処理(ぶんしょしょり)」というときには、コンピュータを使(つか)ったビジネス文書(ぶんしょ)の作成業務(さくせいぎょうむ)（文案作成(ぶんあんさくせい)→データ入力(にゅうりょく)→整形(せいけい)→印刷(いんさつ)）、特(とく)にワープロソフトでビジネス文書(ぶんしょ)を作成(さくせい)することを指(さ)す。それに対(たい)して、文書(ぶんしょ)の記録(きろく)、整理(せいり)、集計(しゅうけい)、保管(ほかん)などの業務(ぎょうむ)は、「文書管理(ぶんしょかんり)」Document Managementと呼(よ)ばれる。

『文書処理(ぶんしょしょり)』の２つの意味(いみ)

  1. コンピュータで電子文書(でんしぶんしょ)を取扱(とりあつか)うこと：広義(こうぎ)
  2. コンピュータでビジネス文書(ぶんしょ)を作(つく)ること：狭義(きょうぎ)

文書処理(ぶんしょしょり)の授業内容(じゅぎょうないよう)について

ビジネス作文(さくぶん)の授業(じゅぎょう)でビジネス文書(ぶんしょ)の作成(さくせい)について学(まな)ぶことになっている。

そのため、文書処理(ぶんしょしょり)の授業(じゅぎょう)では、ビジネス文書(ぶんしょ)の作成(さくせい)だけでなく、より一般的(いっぱんてき)な文書処理(ぶんしょしょり)について学(まな)ぶことにする。

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