【→練習問題】
電話の伝言メモ
自分が電話を受けたときに、指名された担当者が不在の場合は、メモを作って担当者に伝えなければならない。
ここでは、電話の伝言メモについて学ぶ。
伝言メモの書式
ビジネスの場では、きまった書式の伝言メモが用意されていることが多い。伝言メモが用意されていれば、その書式にあわせて記入するだけでよい。また、伝言メモは文具店などで市販されているので、それを購入して利用することもできる。
↑伝言メモの例
伝言メモの例(1)〜お電話ください
指名された者が不在の場合は、「こちらからお電話差し上げましょうか？」「いかがいたしましょうか？」のように言って、相手の意向を確認するのがふつうである。相手が、折り返し連絡してほしいと言うときには、担当者にメモと口頭の両方で伝えるようにする。
- イクタツ・システムでございます。
- マイクロコンピューターの河野と申しますが、杉本さんはいらっしゃいますか？
- 申し訳ございませんが、杉本はあいにく外出しておりまして。帰社予定は４時になっておりますが、戻りましたらこちらからお電話差し上げましょうか？
- そうですね。では、お願いします。
- かしこまりました。恐れ入りますが、念のため、お電話番号をお伺いできますでしょうか？
- はい。224の8092です。
- 224の8092でございますね。
- はい。
- 杉本が戻り次第、お電話差し上げるよう申し伝えます。
- はい。お願いします。では、失礼します。
- 失礼いたします。
↑伝言メモの例
電話のあった時刻を明記する
⇒ 相手をどのくらい待たせたのかがわかるので、電話を掛け直すときの参考になる
名前の漢字がはっきりしない場合はカナカナで書く
⇒ 発音は同じでもさまざまな漢字がある（例：『コウノ』→ 河野、神野、甲野、幸野、鴻野、河埜）
相手の電話番号を明記する
⇒ 連絡先がわからないなどの問題を防ぐことができる（※読み間違えないように数字はていねいに書くこと【→ 読み間違えやすい数字】）
なお、『伝言メモ』を使わずに書く場合は、例えば以下のようになる。
杉本さんへ
マイクロコンピューターのコウノ
様より
電話がありました。
折り
返し
電話をお
願いします（224-8092）。
池内
６月29日午後１時45分
伝言メモの例(2)〜また電話します
電話をかけてきた相手よりも自分の側が上の立場ならば、相手がもう一度電話してくるのがふつうである。
↑伝言メモの例
用件がわかるときは、用件を明記する
⇒ 用件を伝えておくことで、あとの連絡がスムーズになる
もう一度電話がある時刻がわかれば、時刻を明記する
⇒ 再度不在で電話を受けられないなどの問題を防ぐことができる
なお、『伝言メモ』を使わずに書く場合は、例えば以下のようになる。
山口さん：
育達電機営業部の
戸川様より、
液晶ディスプレイの
納期の
件で
電話がありました。
明日（
５日）10
時頃、もう
一度電話があります。
８/４ AM10:20 神村受
伝言メモの例(3)〜伝言をお願いします
伝言を頼まれたら、相手の話をメモ用紙などに書きながら聞き、内容を復唱するなどして確認する。
- 島根物産でございます。
- 亀山金属の神村でございますが。
- いつもお世話になっております。
- 課長のレオナルド様をお願いします。
- 申し訳ありませんが、レオナルドは休みをいただいております。よろしければ、私が代わりにご用件をお伺いいたしますが。
- そうですか。では、ご依頼の通り商品サンプルを送りましたのでと伝えてもらえますか？
- 商品サンプルをお送りいただいたということでございますね。
- ええ。
- たしかに承りました。私、城と申します。
- では、そういうことで。よろしくお願いします。
- 失礼いたします。
↑伝言メモの例
受信者の欄は、ネーム印（スタンプ）を利用してもよい
用件は、ポイントのみを簡潔にまとめて書く
なお、『伝言メモ』を使わずに書く場合は、例えば以下のようになる。
レオナルド
課長
亀山金属の
神村様より、お
電話がありました。
本日（
７日）
商品サンプルを
発送したとのことです。
５月７日 14：10
城
伝言メモの例(4)〜電話があったとお伝えください
「電話があったとお伝えください。」や「電話があったとだけお伝えください。」と言われることがある。これは、あまり重要な用件ではないか、すでに話が通っていて電話があったと伝えるだけで何の用件かがわかるような場合である。また、電話をしたという証拠を残したいときにも用いられる。
- お待たせいたしました。育達工房でございます。
- 私、吉備木材の材木と申しますが、主任のリー様をお願いしたいのですが。
- 申し訳ございません。本日は、午後２時に出社の予定でございますが。
- そうですか。では、電話があったとだけお伝えください。
- かしこまりました。確認いたしますが、吉備木材のザイキ様でございますね。
- はい、そうです。
- 失礼ですが、どのような字をお書きになりますか？
- 材木と書いて材木と言います。
- 『材木』で材木様でございますね。ありがとうございます。では、お電話をいただいたことをリーに申し伝えます。
- よろしくお願いします。
- 失礼いたします。
↑伝言メモの例
定型の用紙を使う場合、役職名と敬称が重なっても差し支えない
珍しい名前の場合は、漢字を確認した上で振り仮名をつける
伝言メモの書式によっては『□電話があったと伝えてください。』という欄が用意されているものもある
なお、『伝言メモ』を使わずに書く場合は、例えば以下のようになる。
李主任
本日（
９日）
吉備木材の
材木（ざいき）
様より、お
電話がありました。
電話があったことだけ
伝えてほしいとのことでした。
４／９日午前９時
久慈より
